Uitzonderingsmaatregelen i.v.m. Corona bij NEN Schema’s

NEN hanteert de regels van RvA-T051 (versie 3, laatste update: 22-3-2020) voor de door haar beheerde schema’s, zowel de schema’s die onder RvA accreditatie worden uitgevoerd, als voor de schema’s waarbij dit (nog) niet het geval is. Dit document bevat een samenvatting van en toelichting op deze regels. Daar waar nodig worden voor schema’s de maatregelen aangevuld met additionele procesafspraken. De maatregelen zijn van toepassing zolang de maatregelen van overheden en organisaties in verband met Corona gelden en met een maximum van zes maanden. Na deze periode zullen indien nodig nieuwe uitzonderingsmaatregelen worden vastgesteld.

Definitie buitengewone omstandigheden

De definitie die in het document RvA-T051 en IAF ID3:2011 wordt gehanteerd is de volgende:

Buitengewone gebeurtenis of omstandigheid

Een omstandigheid buiten de controle van de organisatie, gewoonlijk naar gerefereerd als een “Force Majeure” of een “daad van god”. Voorbeelden zijn oorlog, staking, plunderingen, politieke instabiliteit, geopolitieke spanningen, terrorisme, criminaliteit, pandemie, overstroming, aardbeving, kwaadaardige computer hacking, andere natuurlijke of door de mens veroorzaakte rampen. (Vertaald uit IAF ID3:2011)

Uitzonderingsmaatregelen

Initiële certificatie en scope uitbreiding
Gedurende de periode waarin vanwege buitengewone gebeurtenissen of omstandigheden normale werkwijzen, waaronder (praktijk-)examens en on-site auditing niet mogelijk zijn, is het uitvoeren van een volledige initiële certificatie en scope uitbreiding alleen mogelijk indien de conformiteitsbeoordelingsactiviteiten volledig en naar behoren kunnen worden uitgevoerd.

Hercertificering en opvolgingsaudits

Indien hercertificering of opvolgingsaudits als gevolg van de maatregelen niet of niet volledig kunnen worden uitgevoerd, mag de uiterste datum voor het afronden van de opvolgingsaudit, of het uitgeven van het nieuwe certificaat met maximaal zes maanden worden uitgesteld. Dit geeft de mogelijkheid om audits, (praktijk-)examens en eventuele locatiebezoeken uit te stellen. Voor het verlenen van uitstel zijn de volgende eisen van toepassing:

• Uitstel is alleen tijdelijk toegestaan, zolang de regeling in dit document van kracht is en indien er echt geen andere optie is.
• NEN wordt geïnformeerd over verleend uitstel per certificaathouder ten behoeve van het certificaten register.
• De uitsteltermijn wordt zo kort mogelijk gehouden en her-certificatie of opvolgingsaudits worden zo snel als mogelijk ingepland zodra versoepeling van de maatregelen dit toelaten.
• Bij hercertificatie wordt de geldig tot datum van het te verlengen certificaat als basis genomen voor de geldigheid van het nieuwe certificaat. Het nieuwe certificaat zal dus korter geldig zijn.
• Bij een opvolgingsaudit worden voor de volgende opvolgingsaudit de termijnen weer gehanteerd ten opzichte van de uitgiftedatum van het certificaat, hetgeen kan resulteren in een snellere opeenvolging van opvolgingsaudits.
• Indien de uitsteltermijn van zes maanden wordt overschreden, krijgt het certificaat de status verlopen.

Alternatieve auditmethoden

Beoordelingen op afstand
Bij certificatieschema’s waar beoordeling op afstand (remote auditing of remote assessment) niet standaard tot de werkwijze behoort, kan NEN toestemming geven om dit toe te staan. Beoordeling op afstand wordt in dat geval alleen tijdelijk toegestaan, zolang deze regeling van kracht is en indien er echt geen andere optie is.

Voor het uitvoeren van beoordelingen op afstand gelden de eisen uit IAF MD 4:2018 met daarbij de volgende (aanvullende) eisen:

• De instelling of het bedrijf waar de beoordeling op afstand uitgevoerd wordt dient hiermee vooraf akkoord te gaan en er moet overeenstemming zijn over de wijze waarop de beoordeling wordt uitgevoerd.
• NEN wordt geïnformeerd over het voornemen van een CI om voor een bepaald schema beoordelingen op afstand te gaan uitvoeren.
• De beoordelingen op afstand moeten zoveel als mogelijk uitgevoerd worden in overeenstemming met het oorspronkelijke auditprogramma.
• Observaties van locaties en/of (gedrag van) operationele medewerkers/activiteiten kunnen niet op afstand worden uitgevoerd.
• Interviews van functies waar (gedrags-)observatie niet van toepassing is, bijvoorbeeld “kantoorfuncties” zoals management, HR, calculatie, kunnen wel op afstand worden uitgevoerd.
• Het interview vindt plaats doormiddel van een veilige verbinding, zoals MS Teams of Skype, waarbij er een audio- en videoverbinding is, zodat de auditor(en) en de auditee elkaar goed kunnen zien en horen i.v.m. de verbale en non-verbale communicatie.
• De CI houdt een volledige registratie bij van acties en afwijkingen van het vastgestelde certificeringsprogramma, samen met de onderbouwing achter beslissingen over genomen acties. Bij schema’s niet onder toezicht van de RvA, worden deze gegevens op verzoek ter inzage gegeven aan NEN.

Uitzonderingsmaatregelen voor ‘RED compliance’

De Europese Commissie heeft alle beheerders van vrijwillige regelingen binnen de werkingssfeeer van Richtlijn 2009/28/EG over het volgende geïnformeerd:

By recertification audits, we specifically mean audits following requests for renewal of certification in the case when an economic operator has already been certified under the voluntary scheme to which the request is addressed but the certificate has recently expired [expired from the 1st of March 2020]/ or is due to expire soon. By surveillance audits, we specifically mean scheduled audits that are carried out between the date of initial audit and the date of the end of validity of the certificate.

Due to the exceptional circumstances resulting from the COVID19 outbreak, we have extended the possibility for recertification and surveillance audits to be conducted remotely by certification bodies if this is possible. This is valid for all regions word-wide. We will allow this exception until the 1st of July 2020. If remote audits are themselves not possible, for instance due to unavailability of auditors, then we will accept the extension of the validity of certificates expired since the 1st of March 2020 up to and including the 1st of July 2020.

After the 1st of July 2020, certification bodies will be required to complement remote audits conducted during the period up to that date with the on-site audits that would have normally been carried out, or to conduct audits (in the case when no audits could be conducted) in line with the usual requirements, within a period of three months.

We will continue to review the situation in due course.

Meer informatie

Voor meer informatie over de uitzonderingsmaatregelen, stuur een e-mail naar schemabeheer@nen.nl. Voor andere informatie over schemabeheer, ga naar nen.nl/certificatie.