Het proces om een Better Biomass-certificaat te behalen staat beschreven in het stappenplan. Gecertificeerde organisaties zijn opgenomen in het register van certificaathouders.
1. Bestuderen criteria
Organisaties doen er verstandig aan zich goed op de hoogte te stellen van de eisen waaraan moet worden voldaan om voor een certificaat in aanmerking te komen. Deze eisen zijn afhankelijk van het toepassingsgebied en staan beschreven in NTA 8080.
2. Uitvoeren zelfbeoordeling
Alvorens zich bij een certificatie-instelling te melden, onderzoekt de organisatie of zij voldoet aan de certificatie-eisen (zelfbeoordeling).
3. Uitvoeren verbeteracties
Op basis van de uitkomsten van de zelfbeoordeling worden de eventueel benodigde acties uitgevoerd. Dit kunnen administratieve maatregelen zijn, maar ook fysieke maatregelen betreffen. Daarnaast kan het zijn dat afspraken noodzakelijk zijn met leveranciers, afnemers of andere betrokkenen. Een plan van aanpak met de te verrichten acties, betrokken personen, benodigde middelen en gewenste realisatiedata kan een hulpmiddel zijn om deze acties overzichtelijk te houden en op elkaar af te stemmen. Indien nodig worden stappen 2 en 3 herhaald tot volgens de zelfbeoordeling aan de eisen uit NTA 8080 wordt voldaan.
4. Contracteren certificatie-instelling
Als de organisatie op basis van de zelfbeoordeling concludeert dat ze voldoet aan de certificatie-eisen, kan een certificatie-instelling worden benaderd voor een audittraject. Alleen certificatie-instellingen die een overeenkomst hebben gesloten met NEN mogen een audit uitvoeren voor een Better Biomass-certificaat. Raadpleeg de lijst met certificatie-instellingen om te zien welke instellingen zijn aangesloten bij NEN.
5. Word Better Biomass-lid
Naast het contracteren van een certificatie-instelling moet de organisatie zich ook registreren als Better Biomass-lid. Leden profiteren van de uitwisseling van kennis en ervaringen met gelijkgestemden en de nauwe relatie met de schemabeheerder (NEN).
De initiële audit bestaat uit twee fasen: de voorbereiding en het bedrijfsbezoek. Op basis van de initiële audit wordt bepaald of het certificaat wordt toegekend.
1. Vooronderzoek
Nadat een certificatie-instelling is gecontracteerd, wordt documentatie ter voorbereiding op het bedrijfsbezoek opgevraagd. Deze documentatie kan onder meer bestaann uit:
Mede op basis van deze informatie voert de auditor een risicoanalyse uit en stelt hij een auditplan op.
2. Voorbereiden auditbezoek
In overleg met de certificatie-instelling wordt het auditbezoek voorbereid. Dit houdt voornamelijk in dat ervoor wordt gezorgd dat de benodigde informatie, voorzieningen en personen beschikbaar en toegankelijk zijn in de geplande auditperiode.
1. Bedrijfsbezoek
Tijdens het bedrijfsbezoek onderzoekt de auditor in hoeverre er wordt voldaan aan de eisen zoals vastgelegd in NTA 8080. Hiertoe zal de auditor documentatie willen inzien, medewerkers interviewen en visuele inspecties uitvoeren. De bevindingen worden vastgelegd in het auditrapport.
2. Terugkoppeling
Op basis van het auditrapport wordt door de certificatie-instelling besloten of het certificaat wordt toegekend. Indien de organisatie geen certificaat krijgt toegekend, kan ze aan de slag om de non-conformiteiten te verhelpen. Vervolgens kan een nieuwe audit worden aangevraagd.
1. Verlenen certificaat
Als de organisatie in aanmerking komt voor een certificaat, wordt overgegaan tot het verlenen ervan. Het certificaat beschrijft onder meer het toepassingsgebied en de productieprocessen. Per certificaat wordt jaarlijks een afdracht gevraagd, die door de certificatie-instelling wordt geïnd en afgedragen aan de schemabeheerder. De hoogte van deze afdracht is te vinden in de tarievenlijst.
2. Opnemen in centraal register
De namen en certificaatgegevens van organisaties die een certificaat hebben ontvangen worden gepubliceerd in het register van certificaathouders op deze website.
3. Vermelden certificaat op website
Op het verleende certificaat wordt een logo geplaatst met ‘Better Biomass’. Gecertificeerde organisaties mogen hun certificaten met het logo op hun website plaatsen. Het logo moet altijd gekoppeld zijn aan het desbetreffende certificaat, zodat duidelijk is voor welke gedeelte van de activiteiten de organisatie is gecertificeerd. Het is niet toegestaan het logo op andere uitingen te gebruiken.
1. Opvolgingsonderzoeken
Een certificaat wordt voor maximaal vijf jaar verleend. Jaarlijks wordt de organisatie door de certificatie-instelling opnieuw beoordeeld om te bepalen of ze nog steeds voldoet aan de eisen voor toekenning van het certificaat. Indien er aan de certificatiecriteria wordt voldaan blijft het certificaat geldig. Zo niet, dan volgt schorsing of intrekking van het certificaat. Deze informatie wordt ook opgenomen in het centrale register.
2. Herbeoordelingsonderzoek
Binnen de geldigheidstermijn van het certificaat moet de organisatie een herbeoordelingsonderzoek laten uitvoeren om het certificaat met vijf jaar te verlengen. Hiervoor gelden dezelfde certificatiecriteria als bij een initiële audit.